Afspraken overeenkomst

1. Boekhoudstukken

Een onderneming staat of valt met haar administratie. De boekhouding is hiervan een belangrijk onderdeel en verdient derhalve de nodige aandacht, ook van de ondernemer. Om een boekhouding correct te kunnen voeren is het noodzakelijk dat alle achterliggende documenten op de juiste wijze worden verwerkt. Dit laatste begint bij de ondernemer zelf. Daarom vragen wij om de boekhoudstukken, voor afgifte op het kantoor, als volgt te behandelen:

a) Aankoopfacturen
Al uw beroepsmatige aankoopfacturen, tickets en kostennota’s dienen bij voorkeur geklasseerd te worden op datum. Op de documenten kan je, indien dat nodig zou blijken, melding maken van het soort kost (vb. handelsgoederen, klein materiaal, …) teneinde een correcte verwerking te vergemakkelijken. Opgelet! Wij aanvaarden geen kopie van de aankoopfacturen, enkel de originele kunnen verwerkt worden. Dat wil zeggen als er op het factuur staat dat het een kopie is, dit tot discussie kan leiden bij een controle want enkel een originele factuur is een officieel stuk. Het inscannen van deze aankoopdocumenten:

• 1 factuur / creditnota of ticket per bladzijde
• Dit mag in 1 groot bestand van de aankopen worden verzameld om te worden doorgemaild/geüpload naar ons

b) Verkoopfacturen
Alle verkoopfacturen worden geklasseerd op nummer en vormen een ononderbroken reeks. Draag er zorg voor dat alle verplichte gegevens (o.a. BTW nummer) van de klant vermeldt zijn en dat de factuur voldoet aan alle wettelijke verplichtingen (bespreek eventueel met uw dossierbeheerder).

• 1 factuur / creditnota of ticket per bladzijde
• Dit mag in 1 groot bestand van de verkopen worden verzameld om te worden doorgemaild/geüpload naar ons

c) Kasboek
Het kasboek mag, onder bepaalde wettelijke voorschriften, elektronisch bijgehouden worden. In dat geval kan het kasboek ons ook per e-mail bezorgd worden. Een manueel kasboek kan je in de handel vinden of bekomen op kantoor. De kasbladen zijn steeds in dubbel, het origineel wordt en samen met de bijhorende bewijsstukken, afgegeven op kantoor; het origineel blijft in het kasboek en wordt steeds bewaard in de zetel van de onderneming.

d) Dagboek van ontvangsten
Het dagboek moet manueel bijgehouden worden. Een manueel dagboek kan je in de handel vinden of bekomen op kantoor. De dagbladen zijn steeds in dubbel en het origineel wordt, samen met de bijhorende bewijsstukken, afgegeven op kantoor; het origineel blijft in het dagboek en wordt steeds bewaard in de zetel van de onderneming.

e) Bankrekeninguittreksels bij vennootschappen

• Belgische bankrekeningnummers: wij vragen u een volmacht Codabox in orde te brengen. Zodra dit actief is (max 8-tal weken na ondertekening), valt deze opvolging van uw Belgische bankrekeningnummers voor u weg. Tot de activatie blijft volgende van toepassing: De bankrekeninguittreksels worden chronologisch geklasseerd. Het verdient sterke aanbeveling dat, bij online bankieren, de uittreksels, die worden afgedrukt van uw computer, steeds voorzien zijn van een begin- en eindsaldo.
• Buitenlandse bankrekeningnummers en PayPal, Mollie, …: De bankrekeninguittreksels worden chronologisch geklasseerd. Het verdient sterke aanbeveling dat, bij online bankieren, de uittreksels, die worden afgedrukt van uw computer, steeds voorzien zijn van een begin- en eindsaldo.

e) Betaalkaarten
De maandelijkse rekeningoverzichten horen bij de boekhouding en moeten bij afgifte op het kantoor altijd voorzien zijn van de nodige bewijsstukken. (VISA, Mastercard, American Express, …)

d) Diversen
Alle documenten en contracten die voor de verwerking van de boekhouding van belang kunnen zijn, dienen samen met de boekhoudstukken bezorgd te worden op kantoor (vb. huurcontract, lening- en/of leasingovereenkomst, verzekeringen, briefwisseling overheid, …) Een kopie van deze documenten kan volstaan, het origineel mag bewaard worden in de onderneming.

2. BTW-plichtige ondernemingen

Voor de ondernemingen die BTW-plichtig zijn, moeten de aangiftes telkens de 20e van de maand volgend op de aangifteperiode (maand of kwartaal) ingediend worden. Wij verwachten van de klant dat hij/zij, uit eigen beweging, de boekhoudstukken aan het kantoor elektronisch bezorgt ten laatste de 10e van de maand volgend op de aangifteperiode. Bij laattijdige afgifte kunnen wij niet meer garanderen dat de aangifte tijdig zal kunnen ingediend worden en ontslaat dit het kantoor van elke verantwoordelijkheid voor de nadelige gevolgen hiervan (o.a. boetes en interesten).

3. Specifieke administratieve verplichtingen

Het is nochtans de gewoonte van het kantoor om de klant, telkens een tijdstip nadert waarop een specifieke administratieve verplichting moet nagekomen worden, per e-mail te verwittigen en de documenten en informatie, nodig is voor het vervullen van deze verplichting, op te vragen. Het ontbreken hiervan, om welke reden ook, doet niets af aan de bepaling gesteld in 2e hierboven, evenals alle hiernavolgende bepalingen.

Tevens verzoeken wij de klant, om de werklast van het dossier te verdelen en het kantoor in de piekperiodes niet te overbelasten, uit eigen beweging, de boekhoudstukken minstens tweemaal per kwartaal te mailen indien de boekhouding meer dan 50 documenten per kwartaal omvat. In het geval de boekhouding meer dan 100 documenten te verwerken heeft, zullen de stukken maandelijks worden gemaild. Bij grotere boekhoudingen zal met de cliënt afspraak gemaakt worden omtrent de frequentie van afgifte.

4. Fiscale en andere administraties

Alle documenten uitgaande van fiscale en andere administraties, waaraan, binnen wettelijk voorziene termijnen, passend gevolg moet worden gegeven door het kantoor, moeten zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de zeven dagen na ontvangst aan het kantoor bezorgd worden.Voor de jaarlijkse fiscale aangifte in de personen- en/of vennootschapsbelasting moeten alle documenten, van het jaar waarvoor de aangifte moet ingediend worden, aan het kantoor bezorgd te worden uiterlijk tegen 31 mei van het daaropvolgende jaar.

5. Boekingsverslag

Na iedere verwerking van de boekhoudstukken wordt een boekingsverslag opgemaakt. Indien dit verslag melding maakt van onvolkomenheden en/of aandachtspunten, door het kantoor vastgesteld, dan wordt dit verslag aan de klant overgemaakt. Het kantoor verwacht van de klant dat hij hieraan onmiddellijk gevolg geeft zodat de boekhouding perfect kan afgewerkt worden.

6.Tussentijdse balans en resultatenrekening

Na verwerking van de boekhouding van het tweede en derde kwartaal van ieder boekjaar, wordt door het kantoor een tussentijdse balans en resultatenrekening opgemaakt. Het tussentijdse resultaat wordt door het kantoor in eerste instantie beoordeeld en zal de klant uitnodigen, indien gewenst, voor een grondige bespreking. Het is aan de klant om aan deze uitnodiging, die niet wordt herhaald, gevolg te geven.

7. Ondernemingsresultaat

Het staat de klant vrij om, op ieder tijdstip, bespreking te vragen van zijn ondernemingsresultaat. Het opmaken van extra tussentijdse resultaten dient echter vooraf en tijdig aangevraagd te worden.